Conceptos básicos sobre base de datos

Los sistemas gestores de bases de datos son conjuntos de herramientas que hacen posible la extracción, modificación y almacenamiento de la información recogida en las bases de datos.

Además, existen programas para añadir, modificar, borrar y analizar los datos.

Estos sistemas permiten mantener la integridad de dichos datos para poder administrar el acceso de los usuarios o recuperar la información si se produjese algún fallo.

Estos sistemas de gestión de bases de datos tienen las siguientes tres funciones principales:

Definición: permite describir los elementos de los datos, sus interrelaciones, sus estructuras y sus validaciones a nivel interno y externo. Esta función la lleva a cabo una parte del sistema llamada Lenguaje de Definición de Datos, con sus siglas en inglés (DDL).
Manipulación: permite buscar, modificar, añadir y borrar los datos. La parte del sistema que realiza esta función se llama Lenguaje de Manipulación de Datos, con sus siglas en inglés (DML).
Utilización: permite cargar archivos, modificar la capacidad de los registros, hacer copias de seguridad, proteger de accesos no autorizados.

Un aspecto importante a tener en cuenta a la hora de diseñar o gestionar un Sistema de Gestión de BB.DD es que varios usuarios deben tener la posibilidad de acceder a la base de datos de manera simultánea.

Para poder gestionar adecuadamente la información hay organizar los datos de manera lógica y coherente, de acuerdo con una estructura. Esta es la característica más importante de una base de datos. Por regla general, en las bases de datos la información se almacena en tablas, que no es más que una estructura de datos de dos dimensiones, siendo los campos los tipos de información.

Los registros son las distintas entradas de la tabla, los distintos elementos que tenemos almacenados; para cada registro tenemos los campos rellenos con unos datos concretos. Esta información suele mostrarse en filas. Cada fila contiene un conjunto de datos relacionados, y todas las filas tienen la misma estructura.

En Access las bases de datos están formadas por los siguientes objetos:

Tabla. El objeto más importante. almacenan los datos. Son la columna vertebral de la base de datos. Los CAMPOS contienen la unidad de datos más pequeña de cualquier base de datos y están organizados en columnas de la tabla. Una COLECCIÓN de campos forma un REGISTRO y los registros se organizan en filas de la tabla. Así, los campos de datos y los registros se organizan perfectamente como una tabla.
Consulta. Son preguntas que realiza a los datos. “¿Cuál fue el volumen de ventas del cuarto trimestre?”, por ejemplo. Las consultas también pueden filtrar los datos y realizar cálculos como sumas o descuentos. Los resultados se organizan en una tabla. En función del tipo de consulta, los datos se pueden agregar o cambiar.
Formulario. Le dan el aspecto final a la base de datos. Sirven para introducir rápidamente los datos y proporcionan botones para desplazarse por la base de datos.
Formulario. Le dan el aspecto final a la base de datos. Sirven para introducir rápidamente los datos y proporcionan botones para desplazarse por la base de datos.
Informe. Son la forma de organizar, extraer o visualizar los datos para presentarlos o analizarlos mejor. Si necesita representar algunos datos mediante un gráfico, puede agregar uno a un informe.
Macro. Automatizan la base de datos. Provocan una acción cuando se selecciona un botón. También se pueden crear macros que realicen tareas repetitivas automáticamente.
Código Visual BASIC. Los MÓDULOS también ayudan a automatizar la base de datos, pero a un nivel superior que las macros. Para realizar tareas complejas, escriba código usando Visual Basic para Aplicaciones en Módulos. Básicamente, los módulos permiten crear un complemento personalizado para la base de datos.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.