Creación de campos de las tablas

Tenemos la zona de columnas, campos, que formarán la tabla, así en cada línea definiremos la información que almacenará cada campo de la tabla y haremos lo mismo con el resto de campos.

Las opciones que encontramos preferentemente son:

• Nombre del campo: los nombres de cada uno de los campos que forman la tabla. En esta columna podemos escribir el nombre de cada uno de los campos que nuestra tabla va a contener. Para poner nombres a los campos es bueno seguir las siguientes reglas:
  • En Access, los nombres pueden tener una longitud de hasta 64 caracteres y puede incluir cualquier combinación de letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales excepto el ., el signo de admiración ! acento grave ` y corchetes [].
  • Los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (ASCII desde 0 a 31).
  • No se permiten dos campos en una misma tabla con idéntico nombre.
• Tipo de datos: este apartado permite indicar la clase de datos (por ejemplo, número, texto, moneda, etcétera) que contendrá cada uno de los campos de la tabla. Si pulsamos se desplegará los tipos de datos que existen.
  • El tipo de datos a utilizar en cada campo es necesario entre otras cosas para:
    • Saber el tipo de valores permitidos en un campo y no admitir ciertos valores.
    • Saber el espacio de almacenamiento vamos a usar para los valores de cada campo.
    • Saber el tipo de operaciones que se van a poder realizar con los campos.

Los campos que nos encontraremos en la lista desplegable de Access son:

• Texto corto: Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.). Hasta 255 caracteres. Anteriormente conocido como «Texto».
• Texto largo: Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos. Vea El tipo de datos Memo ahora se llama «Texto largo» para obtener más información sobre los detalles de los textos largos. Hasta 1 gigabyte (GB) aproximadamente, pero los controles para mostrar un texto largo se limitan a los primeros 64 000 caracteres. Anteriormente conocido como «Memo».
• Número: Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
• Número Grande: Datos numéricos. 8 bytes.
• Fecha/Hora: Fechas y horas. 8 bytes.
• Moneda: Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de precisión. 8 bytes.
• Autonumérico: Valor único generado por Access para cada registro nuevo. 4 bytes (16 bytes para el Id. De replicación).
• Sí/No: Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor numérico cero (0) para Falso y -1 para Verdadero. 1 byte.
• Objeto OLE: Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra aplicación basada en Windows. Hasta unos 2 GB.
• Hipervínculo: Una dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet, en una intranet, en una red de área local (LAN) o en el equipo local. Hasta 8192 (cada parte de un tipo de datos Hipervínculo puede contener un máximo de 2048 caracteres).
• Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos. Tenga en cuenta que el tipo de datos adjuntos no está disponible en los formatos de archivo MDB. Hasta unos 2 GB.
• Calculado: Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos. Puede designar tipos de datos de resultados diferentes de la expresión. Tenga en cuenta que el tipo de datos Calculado no está disponible en los formatos de archivo MDB. Depende del tipo de datos de la propiedad Tipo de resultado. El resultado de tipo de datos de texto corto puede tener hasta 243 caracteres. Texto largo, número, Sí/No y la fecha y hora debe coincidir con sus respectivos tipos de datos.
• Asistente para búsquedas: La entrada de Asistente para búsquedas en la columna de tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Al elegir esta entrada, inicie el Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda compleja permite almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila. Depende del tipo de datos del campo de búsqueda.