La mesa de trabajo

La mesa donde se trabaja ha de tener tamaño suficiente, no puede ser una mesa de reuniones ni una mesa camilla para tomar el té.

• La mesa debe estar despejada porque no es un archivo ni un almacén de papeles. Si la mente humana sólo puede atender una tarea, no es razonable que sobre la mesa se estén realizando siete tareas simultáneamente. Por ello, sólo se tendrán sobre dicho mueble la documentación y las herramientas necesarias para esa tarea, nada más, el resto estará archivado (en los archivos) o colocado en los cajones de la mesa. Una zona de trabajo desorganizada, una mesa atiborrada de papeles, carpetas, archivadores, grapadora, etc., indican una mente desordenada. Es muy difícil pensar que detrás de una mesa desordenada existe una personalidad muy ordenada.
• Una vez terminada la tarea:Entregar la documentación resuelta a quien la solicitó.
  • Depositar en la papelera los papeles inútiles: borrador, apuntes, horas, etc. Si la materia es confidencial se tendrá la precaución de pasar los papeles por un destructor.
  • La documentación importante de la tarea se archivará donde proceda. El proceso de archivar no debe dejarse para el día siguiente. La mesa debe estar limpia de papeles cuando comencemos la tarea siguiente.
• La pantalla del ordenador estará colocada en su propia mesa. El teclado estará sobre una tarima corredera, a una altura entre 5 y 10 centímetros más baja que la mesa principal, y permanecerá recogido mientras no se utilice. La impresora estará al lado.
• Los papeles y documentos que nos llegan hay que leerlos y asignarlos a una tarea que previamente clasificaremos en:
  • Urgente. De resolución inmediata.
  • Resolver a lo largo de la jornada. La tramitación de papeles no urgentes, pero que han de resolverse en el día de hoy.
  • A corto plazo (una semana). Se archivará el papel o documento y se anotará en la agenda la tarea pertinente en el día que proceda.
  • A medio plazo (un mes). Se procede como en el caso anterior.
  • A largo plazo. Es razonable pensar que el largo plazo está comprendido entre un trimestre y menos de un año. Anotarlo en el planning de la agenda y en los días correspondientes.
  • Papel o documento inútil. Si los papeles o documentos que entran o resultan de una tarea procesada no son útiles, habrá que depositarlos en la papelera. No hay que olvidarse que un papel inútil puede tapar documentos importantes. Por ello, cuanto menos papeles innecesarios tengamos, mejor.
• Sobre la mesa puede haber dos bandejas:La primera se puede utilizar para contener la documentación que entra-
  • La segunda podrá contener la documentación ya resuelta que espera destino: archivar, entregar al departamento correspondiente, enviar al correo, etc. Todos los días hay que dedicar un tiempo para archivar la documentación de la tarea realizada y de las que se están realizando.
• El archivador de cajones con ruedas que se coloca debajo de la mesa en un lateral normalmente dispone de dos módulos:
  • El módulo archivador se ordenará por temas o con otro criterio que se considere oportuno, teniendo en cuenta que no es un archivo definitivo. Es sobre todo un archivo de documentación habitual y útil  para la realización de las tareas.
  • En el módulo más pequeño se colocarán, ayudado de la bandeja distribuidora, los bolígrafos, lapiceros, típex, grapas, grapadora, sellos de caucho, etcétera.
• La papelera. Los papeles que no sirven o están repetidos se rompen previamente y a la papelera. El mismo destino tienen los bolígrafos y rotuladores gastados, los sobres de las cartas, la correspondencia que recibimos y que no interesa, etcétera.