Documento de compraventa

Pedido

El pedido es el documento mediante el cual una empresa solicita a un proveedor los productos o servicios que necesita. Antes de realizar el pedido la empresa seleccionará el proveedor más adecuado.

1. Clase de pedidos: pedido en firme (nota de pedido) y pedido condicional (propuesta de pedido).
2. Formalización del pedido: por correo electrónico, mediante nota de pedido, por teléfono o mediante agente comercial.
3. Confirmación de pedido: cuando el cliente ha emitido un pedido condicional. Hay ocasiones en que pueden presentarse circunstancias que provoquen modificaciones o anulaciones de pedidos ya realizados.
4. Incidencias: serán comunicaciones entre el cliente y el proveedor para comunicar modificaciones o anulaciones de pedidos. Las modificaciones las comunicará el cliente al proveedor antes de que envíe la mercancía y explicado las causas que las motivan. Las anulaciones pueden deberse a causas atribuibles al cliente o al proveedor.

Transporte

1. El transporte: es un elemento importante en las operaciones de compraventa. Muchas veces las mercancías no llegan en el plazo estipulado debido a retrasos en el transporte lo que puede ocasionar grandes perjuicios a los clientes. Por otra parte, el transporte incide en el precio final de los productos.
2. El albarán o nota de entrega: es un documento que emite el vendedor y que envía al comprador junto con el bulto. Acredita la salida de la mercancía. No es un documento obligatorio, sobre todo es útil para empresas que facturan mensualmente y reciben varios envíos en un mes.

La Factura

1. La factura: es un documento que emite el venidero a cargo del comprador y que acredita legalmente las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizados. Según el art.1 del RD 1619/2012, de 30 de noviembre, los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad.
2. Están obligados a emitir factura cuando el destinatario sea empresario o profesional, cuando lo exija el destinatario, en las exportaciones de bienes exentas de IVA, cuando sea una Administración Pública o una persona jurídica.
3. Facturas simplificadas: cuando su importe no exceda de 400€ o cuando deba expedirse una factura rectificada. Los empresarios o profesionales también podrán expedir factura simplificada cuando su importe no exceda de 3000€ en determinadas operaciones.
4. La factura electrónica: conocida como e-factura es la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional.
5. Firma electrónica o digital: es una información que se añade a la factura electrónica, que garantiza que el emisor de la factura es quien dice ser.
6. Certificado digital o electrónico: una vez obtenido, la empresa podrá firmar digitalmente las facturas.
7. Creación de e-factura: se crea la factura y se almacena en un fichero de datos, posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma.