Libros de contabilidad

Obligación contable de los empresarios

Las variaciones que se producen en el patrimonio de la empresa deben estar documentadas (facturas, recibos, letras de cambio, cheques, extractos bancarios, nóminas, contratos, pólizas de seguros, etc.). Estos documentos justificantes son los que servirán de base para la realización de los asientos contables en los libros de contabilidad.

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. El art. 26 de C. de C. indica que las sociedades mercantiles llevarán también un libro de Actas.

Son obligatorios los establecidos como tales en el Código de Comercio:

A) Libro de Inventarios y Cuentas anuales

Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Trimestralmente un balance de comprobación de sumas y saldos.

⁃ Las cuentas anuales comprenden el balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias el Estado de cambios en el patrimonio neto, el Estado de flujos de efectivo y la Memoria, que formarán una unidad. El Estado de cambios en el patrimonio neto y el Estado de flujos de efectivos no serán obligatorios, para las pequeñas empresas.

⁃ El Balance es un documento que muestra información sobre la situación patrimonial y financiera de la empresa. Se elaborará a partir de las cuentas patrimoniales (Activo, Pasivo y Patrimonio neto).

⁃ Cuenta de pérdidas y ganancias se elabora a partir de las cuentas de gestión. Recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean.

⁃ El Estado de cambios en el patrimonio neto reflejará el resultado de la Cuenta de pérdidas y ganancias, el importe de los gastos e ingresos imputados directamente al patrimonio neto, así como otros cambios en el patrimonio neto.

⁃ El Estado de flujos de efectivo pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividad, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.

⁃ La Memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

⁃ Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

⁃ Siempre que las empresas mantengan al menos dos de los requisitos durante al menos dos años, estarán obligadas a formular sus Cuentas anuales.

B. Libro Diario

C. Libro de Actas (donde se recogen los nombres de los propietarios de las acciones).

D. Libro de registro de Facturas Emitidas

E. Libro de Registro de Facturas Recibidas

Legalización de los libros

Los empresarios de eran presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio para legalizarlos antes de su utilización. También podrán realizarse asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas para formar los libros obligatorios y legalizados.

Caben, por tanto, dos posibilidades:

a) Libros prelegalizados: antes de la utilización de dichos libros el Registro pondrá en cada uno de ellos su diligencia y en cada pagina, su sello (troquelado).

b) Libros mecanizados: consiste en encuadernar los listados emitidos por el ordenador de una determinada manera y presentarlos para la diligencia dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio.