Respuesta al correo electrónico

El correo electrónico es la “madre de todos los productos que reafirman el hábito”. Nuestra efectividad de trabajo termina mermando cuando revisamos continuamente el email a lo largo de todo el día.

“Pero claro sigo revisándolo porque así me siento productivo”, pero debería revisarlo en función de mi horario y prioridades, no por otra persona que absorbe mi tiempo”.

El correo electrónico es mucho más eficiente cuando lo cronometramos, como con otros trabajos enfocados en la recalibración. Esto podría ser diez minutos cada hora, otros momentos específicos del día o por ejemplo a la hora.

Realmente depende de nosotros. “Mantengamos estos tiempos, compruébalo en un horario y no cuando tus emociones se apoderen de ti”, haciendo referencia a nuestros factores desencadenantes internos, como sentirse inseguro, estresado o ansioso, que a menudo puede llevarnos a tener distracciones.

Al estar en un negocio de servicio al cliente, como muchas otras personas, la pregunta es como se puede equilibrar una capacidad de respuesta razonable y no distraerse con esto. Altamente recomendable es etiquetar los correos electrónicos en función de cuándo necesitan una respuesta.

Donde perdemos más tiempo es en la verificación, y la verificación en absoluto es la clave para ser eficaces. El tiempo perdido en el correo electrónico en por tener que volver a verificarlo porque olvidamos lo que se dice en él, lo guardamos, lo abrimos de nuevo, lo abrimos de nuevo … es una gran y habitual pérdida de tiempo.

“Cada correo electrónico solo debe tocarse dos veces. Si es realmente urgente (estima aproximadamente el 1% de los correos electrónicos), continúe y responda. Todo lo demás necesitará una respuesta hoy (aproximadamente el 20% de los correos electrónicos), esta semana o nunca (en cuyo caso, debe eliminarlo).

Gran parte de los correos electrónicos no urgentes, terminan resolviéndose por sí mismos y no terminan necesitando una respuesta. Si deseo recibir menos correos electrónicos, también debo reducir los enviados.

A menudo, es solo un juego de ping-pong que te hace sentir como si estuvieras trabajando. Estar ocupado no es igual de productivo.

Un comentario en “Respuesta al correo electrónico

  1. Se debería establecer un rango (por ejemplo del 1 al 5) para clasificar la importancia y / o urgencia de los correos con el fin de evitar distraernos lo menos posible y ser lo más eficaces y eficientes posible.

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