Cómo tratar los documentos

Los papeles en forma de cartas comerciales, documentos, etc., llegan a la mesa y tienden a ocupar todo el espacio, a veces de cualquier manera. Al no ser traslúcidos, ocultan otros documentos importantes, es lo que se llama <<traspapelar>>. Por tanto, si no se quiere tener documentos traspapelados o perdidos, se ha de seguir un procedimiento:

Si ya se tiene una normativa o un protocolo de procedimiento para archivar y tratar la documentación, se cumplirá sin más. Si no es así, pueden servir de utilidad los puntos que continúan.

  • Leer el documento que llega. Primero se hachean lectura rápida del título y los epígrafes principales.
  • Apreciar y valorar si el documento es importante:
    • Por su contenido, que puede servir de base para realizar una tarea.
    • Porque da órdenes concretas que se traducen en la realización de tareas.
    • Por constituir una prueba o un resguardo de una operación realizada (contrato, factura, etc.).
  • Una vez analizado el documento, se decide qué hacer con él. Por simplificar, sólo admitiremos tres posibilidades:

         a) Enviar a la papelera (ya considerada).

         b) Procesar o realizar tareas pertinentes.

         c) Archivar. Procede cuando lo indica la ley (por ejemplo, como justificante ante la       Agencia Tributaria), cuando puede constituir una prueba potencial (los contratos de propiedad), cuando permite ser reutilizado en la elaboración de posteriores tareas (un catálogo de viajes, una relación de tarifas, etc.), cuando es de consulta (instrucciones, normativa de régimen interno, etc.).

  • Si hay varios folios susceptibles de ser grabados, se debe hacer por la esquina izquierda superior y previamente hay que alinearlos y cuadrarlos. Si se han de archivar en carpetas, se hará un par de taladros en el medio a un centímetro (interior) del borde izquierdo.
  • Si el documento que hay que archivar es una factura pequeña (tíquet de caja), se coserá (con una o varias grapas) previamente a una hoja DIN A-4, para que sea más difícil su pérdida y más fácil su búsqueda.
  • Si un documento está duplicado, se archiva sólo el original, a no ser que la normativa interna de la empresa aconseje otra cosa.

2 comentarios sobre “Cómo tratar los documentos

  1. Hola mi amor algo que veo tiene mucho que ver con este post es una vez más el tema de las distracciones y cómo se gestiona el tiempo que usamos tratando los documentos.

    ¿Por qué algunas personas son más productivas que otras?

    Los profesionales con los puntajes de productividad más altos tendían a tener buenos resultados en los mismos grupos de hábitos:

    1. Planificaron su trabajo en función de sus principales prioridades y luego actuaron con un objetivo definido.
    2. Desarrollaron técnicas efectivas para administrar un alto volumen de información y tareas.
    3. Y entendieron las necesidades de sus colegas, permitiendo reuniones cortas, comunicaciones receptivas e instrucciones claras.

    Always together!

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